Babin

Po roku 2003, w którym zorganizowano w Bibliotece Kongresu konferencję poświęconą zapewnianiu dostępu do ukrytych (nieopracowanych lub opisanych jedynie w minimalnym stopniu) zasobów, w Stanach Zjednoczonych powstało wiele programów i inicjatyw mających na celu odpowiednią identyfikację i katalogowanie ukrytych zbiorów specjalnych i archiwów. W artykule zreferowano jeden z takich projektów – prace z ostatnich kilku lat związane z zabezpieczeniem i rejestracją bibliograficzną dokumentów kartograficznych znajdujących się w zasobach biblioteki Sterling Memorial (SML) Uniwersytetu Yale, omówiono też specyfikę tego typu zadań i związane z nimi trudności.

Opracowanie materiałów kartograficznych (map, atlasów, globusów i in.) jest procesem czasochłonnym i wymaga nie tylko zaawansowanych umiejętności związanych z katalogowaniem, ale też wiedzy nt. technicznych cech map i danych matematycznych, a w przypadku starych dokumentów – także świadomości nt. wartości i unikalności takich materiałów i wagi ich odpowiedniego opisu. Niewiele instytucji, zwłaszcza w obecnej sytuacji ekonomicznej, jest w stanie zdobyć środki potrzebne do ich poprawnego skatalogowania, a tym samym zapewnienia do nich dostępu. Inwentaryzacji przeprowadzona w 2005 r. w Dziale Map SML wykazała niewłaściwe opracowanie i zabezpieczenie części podlegających mu zbiorów, a na podstawie jej wyników opracowano listę problemów wymagających jak najszybszych działań. Zaliczono do nich m.in. brak należytej kontroli inwentarzowej, jedynie minimalny poziom rejestracji bibliograficznej (dane ograniczone często do tytułu, oznaczenie skali, daty i miejsca wydania) oraz rozdzielenie katalogu map od OPAC biblioteki, brak kompleksowych procedur i zasad opracowania i katalogowania dla wszystkich typów materiałów kartograficznych, w tym zwłaszcza starych druków, brak skoordynowanej współpracy w tym zakresie między poszczególnymi bibliotekami uczelni gromadzącymi takie dokumenty i brak doświadczonego, wykwalifikowanego personelu potrafiącego właściwie katalogować rzadkie, dawne mapy.

W celu sprostania tym wyzwaniom powołano w 2008 r. specjalną grupę roboczą, złożoną ze specjalistów różnych komórek SML, której zlecono zadanie skatalogowania wszystkich zasobów Działu Map, w tym – zapewnienia podstawowego poziomu rejestracji bibliograficznej całej kolekcji do 2011 r. , skatalogowanie na pełnym poziomie wszystkich starych i unikalnych map (pochodzących sprzed 1850 r.) do 2013 i opracowanie procedur pełnego katalogowania map współczesnych (wydanych po 1850 r.). Autor przedstawia w tekście przyjęte przez ten zespół rozwiązania i standardy, w tym – pola formatu MARC, jakie uznano za wymagane przy pierwszej części projektu (wstępne opracowanie starych druków), poszczególne etapy jego realizacji (w tym – zabezpieczenie kolekcji kodami kreskowymi, digitalizację, skanowanie map i dołączanie ich cyfrowych obrazów do opisów bibliograficznych (pole 856), poniesione nakłady i uzyskane do tej pory wyniki oraz wnioski dla innych instytucji chcących się podjąć podobnego zadania.