Babin

W czasie wykonywania swojej pracy bibliotekarze wchodzą w interakcje z wieloma różnego typu czytelnikami, biorą udział w wielu spotkaniach i wydarzeniach, i muszą ustalać ich kolejność w sposób niekolidujący z innymi zdarzeniami, potrzebują więc narzędzi, które mogą im pomóc w zarządzaniu czasem, obowiązkami, czy godzinami otwarcia różnych lokalizacji, a jednocześnie ułatwić użytkownikom kontakt z personelem lub rezerwację określonych sal bądź urządzeń bibliotecznych. Na rynku dostępnych jest wiele komercyjnych i bezpłatnych (np. SimplyBook.me) rozwiązań online pozwalających na organizację kalendarza, spotkań, śledzenie harmonogramów i ustalanie planów, jednak tylko niektóre z nich łączą kilka różnych funkcji kalendarza na jednej platformie. W artykule zrecenzowano jeden z takich  produktów – sieciowe oprogramowanie LibCal firmy Springshare, upraszczające znacząco procedury organizacji spotkań (m.in. dzięki eliminacji konieczność wysyłania i odbierania dużej liczby wiadomości e-mail) i cechujące się łatwością użytkowania oraz intuicyjnym interfejsem użytkownika.

System ten łączy się bezszwowo z LibGuides – popularnym systemem zarządzania treścią tej samej firmy, wykorzystywanym przez wiele bibliotek na świecie. Jest dostępny w pełnej darmowej wersji ze wsparciem dla 3 odbiorców w jednej instytucji oraz na zasadach subskrypcji, w pakietach dla 10, 20, 50, 100 użytkowników, w cenie od 700 do 1500 USD (w przypadku większej liczby wymaganych kont – na zasadzie indywidualnie dobranej oferty). Zapewnia bibliotekarzom dostęp do niepublicznego, wymagającego logowania się na unikalne konta interfejsu (Dashboard), z którego mogą administrować wszystkimi funkcjami LibCal. Trzy główne komponenty programu to: terminarz spotkań (My Scheduler), kalendarz wydarzeń (Calendars), na które użytkownicy mogą się zapisywać online, i serwis rezerwacji pomieszczeń (Room Bookings) dla pracowników i czytelników, w którym kalendarz można ustawiać na 52 tygodnie naprzód. Autor (bibliotekarz dziedzinowy z biblioteki Brigham Young University w Stanach Zjednoczonych) szczegółowo omawia funkcjonalność każdego z nich oraz ich elementów składowych (indeksów kalendarzy, funkcji wyszukiwawczych, widżetów, opcji ustawień i in.), opisując, na podstawie swoich doświadczeń z podobnego typu programami, ich wady i zalety.

Platforma gromadzi podstawowe statystyki dla każdej z trzech podstawowych funkcji, a wszystkie dane o rezerwacjach można eksportować do Microsoft Excel, do dalszej analizy; generuje również dwa rodzaje wykresów, które można drukować lub pobierać w postaci plików PNG i JPG, dokumentów PDF lub SVG (ang. Scalable Vector Graphics). Oferuje też bibliotekarzom dwa poziomy właścicieli kont. Ich zwykli posiadacze mogą zakładać terminarze spotkań, kalendarze wydarzeń i korzystać z opcji rezerwacji, natomiast użytkownicy o statusie administratora, poza dostępem do tych samych funkcji, mają również kontrolę nad wyglądem interfejsu użytkownika, mogą przydzielać konta, zmieniać godziny otwarcia biblioteki i monitorować mobilne ustawienia LibCal dla danej instytucji.

Do największych korzyści z używania platformy zaliczono jej przyjazność, oszczędność czasu i pracy potrzebnych w wypadku manualnego zarządzania systemami rezerwacji czy przypomnień, możliwość elastycznego dopasowywania funkcji i formularzy, łatwość ich tworzenia oraz wypełniania (od strony czytelnika). Wśród ograniczeń wymieniono m.in. brak zautomatyzowanej opcji synchronizacji terminarza spotkań z innymi interaktywnymi kalendarzami online i niezbyt poręczną funkcję ustawiania czasu w kalendarzu wydarzeń, podkreślono jednak, że zalety oprogramowania znacznie przewyższają jego niedociągnięcia, można też mieć nadzieję, że w zapowiedzianej przez SpringShare wersji beta zostały one poprawione. Artykuł zawiera również zalecenia dotyczące możliwych zastosowań LibCal i sposobów jego wykorzystywania.