Wykorzystanie klasyfikacji jako metody organizacji, prezentacji i wyszukiwania informacji w archiwach
,Kategorie: Źródła informacji, Opracowanie informacji
Tagi: Portugalia, archiwistyka, języki informacyjno-wyszukiwawcze, klasyfikacje, systemy organizacji wiedzy, wyszukiwanie informacji
Możliwość komentowania Wykorzystanie klasyfikacji jako metody organizacji, prezentacji i wyszukiwania informacji w archiwach została wyłączona
Na podstawie przeglądu literatury przedmiotu przedstawiono problematykę stosowania schematów klasyfikacyjnych w archiwach. W części wstępnej artykułu omówiono definicje pojęcia klasyfikacji piśmiennictwa zawarte w podstawowych portugalskich i międzynarodowych encyklopediach dziedzinowych i słownikach terminologicznych, zwracając przy tym szczególną uwagę na kierunki zmian w podejściu do zagadnień klasyfikacji. Następnie zaprezentowano wyniki badań dotyczących zastosowania różnych narzędzi dostępu do informacji archiwizowanej w placówkach portugalskich w latach 1889-1996 (tablice i schematy klasyfikacji, inwentarze, katalogi, indeksy, przewodniki po zbiorach itp.).
Wynika z nich, że wraz z upływem lat możliwości identyfikacji poszukiwanego dokumentu znacząco się poprawiły dzięki coraz powszechniejszemu stosowaniu większej liczby narzędzi wyszukiwawczych. Przeanalizowano zastosowane w tych narzędziach kryteria wspomagające sortowanie informacji: w indeksach alfabetycznych (antroponimiczne, geograficzne, ideograficzne, onomastyczne), w klasyfikacjach (tematyczne i organiczno-funkcjonalne) oraz kryteria chronologiczne, numeryczne i topograficzne. Zwrócono uwagę, że klasyfikacje organiczno-funkcjonalne, tzn. takie których wewnętrzna struktura koresponduje ze strukturą organizacyjną instytucji i rodzajem dokumentów, stanowią niewielki odsetek narzędzi wyszukiwawczych ( 7,2%), a pozostałe rodzaje klasyfikacji wykorzystywanych w portugalskich archiwach, i narzędzia wyszukiwania informacji są znacznie mniej adekwatne do celów identyfikacji informacji archiwalnej.
W bibliotekach klasyfikacje piśmiennictwa często służą do organizacji i prezentacji zasobów (np. w otwartym dostępie). W archiwach nie mają tego zastosowania, gdyż zbiory są porządkowane i rozstawiane wg zupełnie innych zasad, związanych głównie z chronologią i proweniencją dokumentów. Masowo opracowywane po 1950 r. słowniki haseł przedmiotowych w stosunkowo niewielkim stopniu odpowiadały potrzebom archiwów, brakowało też teoretycznej podbudowy ich opracowania. Wraz z rozwojem Internetu zaczęto tworzyć nowe narzędzia rzeczowego dostępu do informacji (ontologie, taksonomie, folksonomie, mapy pojęć itp.). Równocześnie digitalizowano i łącznie prezentowano w sieci bibliografie i zbiory bibliotek, archiwów i muzeów. Wymaga to ujednoliconego dostępu do informacji. Celowe wydaje się też wspólne kształcenie specjalistów z tych dziedzin.