Babin

Planowanie strategiczne i zapewnianie jakości to ważne elementy procesu zarządzania szwedzkimi instytucjami sektora publicznego, a przy określaniu celów i kierunków ich dalszego rozwoju istotne jest systematyczne gromadzenie i analizowanie danych pochodzących zarówno z zewnętrznych, jak i wewnętrznych źródeł. Uniwersytet w Göteborgu (UG) zaczął wprowadzać ramy dla poprawy efektywności działań na poziomie całej uczelni w 2001 r., zobowiązując wszystkie wydziały, w tym bibliotekę, do wprowadzenia systemów kontroli jakości. Jednostki te rozpoczęły więc implementację centralnych, a wielu wypadkach także własnych procedur audytu i planowania. W 2008 r. biblioteka UG podjęła próbę konsolidacji i lepszej koordynacji takich działań, i połączenia ich w jeden proces. W artykule omówiono założenia i mechanizmy funkcjonowania nowego systemu, etapy jego wdrażania, ewolucję wykorzystywanej metodyki i osiągnięte wyniki.

Wykorzystano w nim mechanizmy oddolne i odgórne, zaprojektowane tak, by generować silne zaangażowanie pracowników i zapewnić długofalową stabilność strategiczną. Pierwotne podejście zakładało cykliczną analizę gromadzonych statystyk i sugestii użytkowników oraz wykonywanych czynności, w tym stanu realizacji wytyczonych odgórnie przez kierownictwo zadań zbieżnych z aktualnymi celami strategicznymi (etap ewaluacji). Następnie, w fazie planowania, każdy zespół biblioteczny wskazywał działania niezbędne dla rozwoju instytucji w nadchodzącym roku. W celu skoordynowania podejmowanych wysiłków, system stopniowo usprawniano łącząc prace ewaluacyjne (bazujące na sondażach i analizie statystyk) i wiążąc prowadzone działania z budową długofalowego cyklu strategicznego biblioteki. W tym etapie, kluczowe było gromadzenie informacji z różnych źródeł (np. ogólnokrajowych statystyk, danych zebranych przy pomocy analizy porównawczej (benchmarking) i in.) oraz identyfikacja najlepszych praktyk i tendencji rozwojowych w wybranych dziedzinach. Na tej podstawie stworzono plan strategiczny i po przeanalizowaniu go w grupach dyskusyjnych oraz ostatecznej akceptacji, rozpoczęto jego implementację z zachowaniem wyznaczników jakości.

Dzięki wprowadzeniu cyklu jakości i strategii, określanie wytycznych dla działań biblioteki i ich realizacja są obecnie bardziej systematycznie kierowane zarówno przez personel, jak i użytkowników. Dzięki wprowadzeniu tego modelu i aktywnemu zaangażowaniu pracowników w proces zmian, w różnych zespołach pracowniczych udało się zdobyć lepsze zrozumienie zmieniających się, zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb i nacisków oraz konieczności stałego dostosowywania działalności instytucji do nowych warunków i oczekiwań odbiorców. Ewaluację biblioteki oraz korzystanie z informacji z zewnątrz uznano za niezbędne warunki doskonalenia działalności, a planowanie strategiczne i procedury zapewniania jakości za nieodłączne elementy trwałego rozwoju lepszych i bardziej efektywnych usług.