Babin

Wykorzystywanie oceny ryzyka (OR) w procesie podejmowania decyzji o konserwacji i ewaluacji obiektów muzealnych i bibliotecznych jest praktyką szeroko omawianą w fachowym piśmiennictwie i w środowisku naukowym, a większość proponowanych metod przeznaczona jest do stosowania w odniesieniu do całych zbiorów lub określonych scenariuszy działania. W Bibliotece Brytyjskiej (BB), szacowanie instytucjonalnego ryzyka używane jest głównie do identyfikacji najbardziej zagrożonych kolekcji, a nie całego zbioru, liczącego 150 mln pozycji, a w ostatnich latach – najczęściej przy realizacji małych projektów. W artykule omówiono sposób wdrażania przez dział konserwacji BB (DK BB) powiązanych z obiektami programów OR w ciągu ostatnich kilku lat. W szczególności, przybliżono procesy planowania i przygotowywania tych procedur zgodnie z wymogami instytucji, przyjęte priorytety i cele na wszystkich poziomach działania (od indywidualnych egzemplarzy i członków personelu po całą bibliotekę), praktyczne aspekty OR i uzyskane korzyści, nie tylko w kontekście zbiorów, lecz również pozycji tej jednostki w organizacji.

OR jest narzędziem, które można wykorzystywać w procesie podejmowania decyzji przy zarządzaniu ochroną zbiorów. Może służyć do systematycznej identyfikacji problemów i oceny stopnia ich złożoności oraz ustalenia jak ograniczyć ryzyko i szkody, i jaki sposób działania może okazać się najwłaściwszy w określonych sytuacjach. Pozwala na określenie zagrożeń i zapobieganie szkodom przed podjęciem działań konserwatorskich, mogących mieć różne efekty, oraz organizacją wystaw czy decyzjami o wypożyczeniu określonych obiektów. DK BB stosuje tę metodykę w coraz szerszym zakresie, początkowo przy realizacji prestiżowych projektów, w celu umocowania i usprawnienia procesu decyzyjnego oraz ułatwienia jasnego przekazu złożonej argumentacji, bazującej na specjalistycznej wiedzy i doświadczeniu, licznym zainteresowanym stronom spoza konserwatorskich kręgów. Udana realizacja wielu równocześnie prowadzonych projektów potwierdziła, że OR jest skuteczną metodą przetwarzania i ewaluacji dużych ilości danych w prostym formacie, ułatwiającą współpracę różnym zespołom projektowym. Jej przydatność zilustrowano omawiając 3 studia przypadku: 1) wypożyczenie Ewangeliarza z Lindisfarne (manuskrypt z VIII wieku) do Durham (projekt ten zainicjował stosowanie zmodyfikowanych zasad OR w DK BB), 2) ponownej oprawy należących do BB egzemplarzy Wielkiej Karty Swobód (Magna Charta) w ramach przygotowań do wystawy upamiętniającej 800-lecie powstania tego dokumentu, 3) oceny potencjalnego ryzyka związanego z wypożyczeniem z niezwykle cennej kolekcji znajdującego się w bardzo złym stanie obiektu zasłużonej instytucji zagranicznej.

Poza omówieniem zalet podejmowania OR przez konserwatorów oraz charakterystyki stosowanych w DK BB matryc ryzyka, autorzy przedyskutowali również dodatkowe i nieprzewidziane, pozytywne skutki przyjęcia spójnej polityki zarządzania ryzykiem dla całego zakładu. Wymieniono wśród nich m.in. poszerzenie bazy kompetencji pozwalających na dokonywanie wyważonych decyzji oraz zmianę sposobu ich postrzegania, uzyskanie strategicznych wpływów w instytucji, zwłaszcza w perspektywie kolejnych, planowanych programów biblioteki, i dowiedzenie, że dział pełni ważną, profesjonalnie i bezstronnie wykonywaną rolę w zabezpieczeniu przyszłości zbiorów, w kontekście projektów istotnych dla całej BB. Stosowane, pragmatyczne podejście do OR pozwoliło również zapewnić odpowiednie wyniki oraz właściwe obchodzenie się z fizycznymi obiektami nawet w czasach ograniczeń budżetowych oraz rosnących nacisków zewnętrznych, związanych z udostępnianiem, wystawianiem i wypożyczaniem większej liczby zagrożonych zniszczeniem obiektów oraz coraz większym zainteresowaniem digitalizacją.