Babin

W bibliotekach akademickich (BA) w ciągu ostatnich 10 lat uległ zmianie sposób organizacji pracy działów określanych w krajach anglosaskich mianem służb technicznych (ST), czyli zajmujących się doborem, nabywaniem, opracowywaniem i zapewnianiem dostępu do dokumentów w różnych formatach. Coraz częściej wykorzystuje się w nich pracę zespołów – niewielkich grup osób dysponujących uzupełniającymi się umiejętnościami, skoncentrowanych na wspólnych celach. Pozwala to m.in. na uniknięcie problemów wynikających z hierarchicznej struktury organizacyjnej instytucji.

W artykule omówiono literaturę fachową na temat wykorzystania pracy zespołowej przy organizacji ST, przywołującą m.in. liczne przykłady ze St. Zjednoczonych, a następnie przedstawiono wyniki sondażu, którego celem było określenie obecnego zakresu wykorzystania zespołów w BA, prowadzonych szkoleń dotyczących pracy zespołowej, charakterystyki takich grup zadaniowych i postrzegania ich przez personel. Zaproszenie do wzięcia udziału w ankiecie, wzorowanej częściowo na podobnym badaniu przeprowadzonym wcześniej przez ARL – organizację zrzeszającą biblioteki naukowe ze St. Zjednoczonych i Kanady, rozesłano w październiku 2010 r. na 7 branżowych list dyskusyjnych. Otrzymano 322 odpowiedzi, w tym 180 pełnych.

Wyniki potwierdziły wzrost znaczenia pracy zespołowej w BA w ciągu ostatnich 10 lat. W placówkach 38,78% respondentów bazują na niej wszystkie ST, w 18% – część; w 43,2% – nie wdrożono w ogóle takich rozwiązań (dla całej struktury bibliotek odsetki te wyniosły odpowiednio 27,95%, 33% i 39%).

Zespoły mogą mieć charakter trwały (na ich obecność w swoich placówkach wskazało prawie 55% respondentów, ich liczba wynosi zwykle 1-5; najczęściej zajmują się katalogowaniem, czasopismami i gromadzeniem) lub są zawiązywane czasowo (27,34% odpowiedzi). Wg największej grupy badanych, oba typy zespołów funkcjonują w ich instytucjach od ponad 10 lat (odpowiednio 23,4% i 19,7%), wg 32,96% osób, w ich placówkach w ogóle się ich nie wykorzystuje. Okazało się też, że w części bibliotek struktury odpowiadające definicji zespołu określane są innym terminem (rada, komisja, grupa zadaniowa, jednostka, projekt itp.). Część respondentów, charakteryzując swoje zespoły, nie wymieniła też ani jednej istotnej dla nich cechy (jak wspólne podejmowanie decyzji, dzielenie przywództwa, przeprowadzanie ewaluacji i in.), co wskazuje, że mogą być one zespołami jedynie z nazwy.

Ponadto wyniki ujawniły, że w około 3/4 przypadków nie prowadzi się szkoleń związanych z pracą w zespołach, podobna liczba badanych przyznała, że zakres odpowiedzialności liderów takich grup nie jest odpowiednio udokumentowany i nie przechodzą oni specjalnego przeszkolenia. Przywództwo ma częściej charakter stały niż rotacyjny, a w 37,37% BA, zespoły nie mają żadnych kierowników. Wpływ zespołów na organizację pracy (w tym m.in., na jej wydajność, jakość, zaangażowanie i morale pracowników) został oceniony dobrze (jako zdecydowanie lub umiarkowanie pozytywny określiło go odpowiednio 32,24 i 30,26% badanych), choć zdarzały się przypadki, gdy zrezygnowano z nich na rzecz przywrócenia bardziej hierarchicznej struktury. Zauważono, że powodzenie reorganizacji struktury ST polegające na powołaniu zespołów zależy m.in. od kultury organizacji (poziomu zaufania wśród pracowników, sposobu komunikacji etc.) i przytoczono czynniki istotne dla powodzenia tej formy organizacji: szkolenia pracowników, dobra komunikacja (wewnątrz zespołu oraz pomiędzy nim a instytucją), wsparcie ze strony kierownictwa, odpowiedzialność członków zespołu za realizację celów i wsparcie w jego obrębie.