Babin

Flandria (północna część Belgii) odgrywa od stuleci istotną rolę jako ośrodek produkcji dziedzictwa dokumentacyjnego, a wiele instytucji w tym regionie (biblioteki publiczne, naukowe, centra dokumentacji, archiwa, muzea, zakony i klasztory) przechowuje rękopisy, książki, czasopisma i szarą literaturę o dużej wartości historycznej. Wspólnym celem tych placówek jest długofalowe zabezpieczenie i konserwacja piśmienniczego dziedzictwa kulturowego, każda z nich dysponuje jednak różnymi zasobami (kadrowymi i finansowymi) na jego ochronę. Do niedawna, biblioteki przechowujące cenne, historyczne materiały nie były traktowane jako odrębny sektor i nie otrzymywały odpowiedniego strukturalnego wsparcia, wiele z nich nie było więc w stanie reagować odpowiednio na współczesne wyzwania. Aby zmienić tę sytuację, w 2008 r. powołano fundację Flanders Heritage Library (FHL). Jej zadania to rozwój i udostępnianie wiedzy fachowej w zakresie konserwacji, opis bibliograficznego, digitalizacji i udostępniania zbiorów specjalnych, harmonizacja zasad kształtowania zbiorów, w tym zwłaszcza dokumentów istotnych dla Flandrii ze względów kulturowych lub historycznych oraz stworzenie uniwersalnych rozwiązań dla trwałego zachowania i zapewnienia dostępu do cennych kolekcji w formie cyfrowej, w tym – budowa narzędzi oceny fizycznego stanu zbiorów, umożliwiających tworzenie programów ochrony i zapobiegania szkodom.

Jeden z takich instrumentów – model statystycznej oceny stanu zachowania zasobów bibliotecznych oraz zniszczeń i zagrożeń: The Universal Procedure for Library Assessment (UPLA) opracowano w latach 2013–2014, we współpracy z holenderskimi firmami zajmującymi się się restauracją książek i papieru, korzystając z metodologii UPAA (Universal Procedure for Archive Assessment – Uniwersalnej Procedury Oceny Archiwum) stworzonej w latach 90. ubiegłego wieku przez Narodowe Archiwa Holandii i stosowanej w wielu krajach na świecie. W UPAA i UPLA wykorzystano metodę doboru próby bazującą na zasadach francuskiego statystyka Pierre’a Gy.

Procedura UPLA uwzględnia znacznie szerszy niż UPAA zakres materiałów (papier, płótno, skóra, pergamin) i służy głównie do oceny tradycyjnych zbiorów bibliotecznych, w tym gazet i nieoprawionych materiałów archiwalnych, nie jest natomiast przeznaczona do badania zdjęć, map, kart i współczesnych mediów, takich jak CD i taśmy. Dodatkowym instrumentem ewaluacji FHL jest dostępny online w w formie PDF „atlas zniszczeń” z definicjami i ilustracjami ich typów oraz rekomendacjami dotyczącymi szybkości wymaganej interwencji. Posiłkując się atlasem, ocenia się reprezentatywną próbę 300 egzemplarzy w odniesieniu do 22 kategorii uszkodzeń (i ich czterech stopni). W przypadku każdej pozycji i każdej kategorii, bada się dwie podstawowe kwestie: czy stopień uszkodzenia jest poważny czy średni, i czy udostępnianie materiału grozi ryzykiem jego dalszego uszkodzenia. Podejście to pozwala na rzetelną ocenę kondycji fizycznej zbioru biblioteki oraz szacowanie uszkodzeń na poziomie całej kolekcji (lub jej podzbiorów) i poziomu dostępności pochodzących z niej pozycji. Na podstawie analizy statystycznej uzyskanych odpowiedzi i stworzonej kartoteki uszkodzeń zbioru można ustalić potrzeby związane z konserwacją (czyli wkład pracy potrzebny do wykonania niezbędnych działań konserwatorskich i zabezpieczających), a w dalszej kolejności – opracować dostosowany do warunków danej instytucji plan ochrony zbiorów. Z metody tej mogą korzystać osoby bez specjalistycznego wykształcenia i bez potrzeby konsultowania się z ekspertami, po odbyciu podstawowego przeszkolenia. Zdaniem jej twórców, procedura UPLA jest praktyczna (ocenę może przeprowadzać samodzielnie personel biblioteki), efektywna (czas realizacji jest relatywnie niski w porównaniu z liczbą danych uzyskiwanych w procesie oceny) i rzetelna (gwarantuje taki sam sposób prowadzenia pomiarów, a ich wyniki można porównywać w czasie); rekomenduje się ją zarówno dla dużych, jak i małych instytucji

Przed upublicznieniem modelu UPLA przetestowano go na zbiorze biblioteki Ruusbroecgenootschap w Antwerpii, a następnie udostępniono bezpłatnie dla całego sektora ochrony dziedzictwa narodowego (na razie dokumentacja projektu dostępna jest jedynie w języku niderlandzkim).