Babin

Uniwersytet stanowy Kansas (University of Kansas –KU) kształci ok. 28 tys. studentów i zatrudnia 5300 personelu. Od 2009 r. zarządzają nim nowe władze, których celem jest m.in. utrzymanie dotychczasowej liczby osób na studiach licencjackich, zachęcenie podobnego jak dotąd ich odsetka do kontynuowania nauki na studiach magisterskich i doktoranckich, obniżenie kosztów działalności, zwiększenie efektywności nauczania i uznania ze strony miejscowej społeczności. W ramach programu „Zmiany prowadzące do doskonałości” (Changing for Excellence) powołano grupę roboczą analizującą pracę wszystkich jednostek administracyjnych, w tym biblioteki.

Następnie~wdrożono projekt pn. „Śmiałe aspiracje” (Bold Aspirations), w ramach którego w 2012 roku opracowano plan strategicznych działań dla Biblioteki KU na lata 2012-2017. W celu ich wykonania dyrektor biblioteki powołał zespół, który przeanalizował wszystkie aspekty pracy tej placówki pod kątem lepszej realizacji potrzeb użytkownika i opracował odpowiednie zalecenia. Między innymi wskazał na konieczność ograniczenia liczby personelu w Dziale Gromadzenia i Kształtowania Zbiorów (DG) oraz pieniędzy wydatkowanych na zakupy. Z 30 osób pracujących w tym dziale pozostawiono 7.

Planując restrukturyzację zwrócono uwagę, że dotychczasowa struktura DG nie zmieniła się od ponad 40 lat mimo rewolucji technologicznej, która wpłynęła na modele i formy publikacji oraz obiegu dokumentów. Zatrudnieni w dziale bibliotekarze, będący równocześnie specjalistami dziedzinowymi, w celu doboru dokumentów do zbiorów bibliotecznych, konsultowali się przed reorganizacją, bezpośrednio i na bieżąco, z poszczególnymi wydziałami. Nowy, niewielki ale operatywny zespół, określony jako Dział Kształtowania Zawartości Zbiorów, skupił się na analizie finansów i wykorzystania dokumentów, kładąc nacisk na integrację pracy wszystkich działów biblioteki. W większym stopniu uwzględniono koszt wypożyczeń międzybibliotecznych i zysków płynących ze współdziałania w ramach konsorcjów bibliotecznych. Opracowano odpowiednie ankiety dla naukowców, prosząc w nich m.in. o wskazanie wiodących trendów w ich dziedzinie, ocenę wydawców itp. Kontynuowano procedurę zakupu na żądanie (demand-driven acquisition), analizując jednocześnie rewersy i wprowadzając system monitorowania krótkoterminowych wypożyczeń. Dzięki temu sprawdzono wykorzystanie czasopism i dokumentów elektronicznych, co spowodowało rezygnację z prenumeraty 43 tytułów o wartości 50 tys. USD. Podejmując tę decyzję uwzględniono cenę prenumeraty, koszt w relacji do poziomu wykorzystania, czy wręcz zupełny brak wykorzystania. Zaoszczędzone pieniądze przeznaczono na wypożyczenia międzybiblioteczne oraz przewidywany wzrost cen pozostałych tytułów. Równocześnie z samego działu B klasyfikacji Biblioteki Kongresu (filozofia, psychologia, religia) przesunięto do magazynów 42 tys. pozycji, które nie były ani razu wypożyczone od 1999 r. Biblioteka KU od 2012 roku jest członkiem konsorcjum WEST (Western Regional Storage Trust), gdzie udostępnia swoje zbiory książek mało wykorzystywanych i może korzystać z zasobów innych członków WEST. W ciągu pół roku swojej działalności nowy zespół ustalił swoją misję, cele i priorytety, zakres odpowiedzialności każdego bibliotekarza, dokonał analizy wykorzystania zbiorów i zredukował prenumeratę czasopism, zmienił też priorytety gromadzenia, z modelu bazującego na dyscyplinach akademickich, na podejście bardziej holistyczne i ukierunkowane na użytkownika.