Babin

Projekty integracji cyfrowych zasobów dziedzictwa kulturowego zakładają udział i współpracę wielu różnych instytucji kultury, przyjmujących na siebie określone zadania. Wymagają też koordynacji pod nadzorem różnych jednostek świadczących usługi publiczne: organów rządowych, placówek kulturalnych i organizacji społecznych. Istotnym aspektem budowy efektywnego modelu zarządzania i współdziałania w ramach takich inicjatyw jest jednoznaczne określenie relacji między ich poszczególnymi partnerami oraz wyznaczenie ich funkcji i celów działania. Jest to też kluczowy czynnik warunkujący dobre funkcjonowanie i udaną realizację poszczególnych przedsięwzięć. W artykule omówiono wyniki badania poświęconego określeniu oczekiwań partnerów projektów wobec przydzielanych i pełnionych ról. Odwołano się w nim do pojęć i koncepcji z teorii ról społecznych i bazującej na nich, wcześniejszej pracy autorów, w której analizowano role instytucji członkowskich w projektach integracji cyfrowych zasobów kultury bibliotek, muzeów i archiwów (BMA) oraz zależności między ich modelami organizacyjnymi, misjami i funkcjami.

W przyjętym podejściu, nastawienie wobec ról ma trzy etapy: oczekiwań, rozumienia i wypełniania. Oczekiwania partnerów wobec ról można z kolei podzielić podzielić na te związane z wyznaczeniem roli i przydzieleniem funkcji, a role BAM w projektach współpracy, na inicjatorów, przywódców, wdrożeniowców i instytucje wspierające. W odniesieniu do kontroli partnerów nad zasobami – instytucje uczestniczące można też podzielić na posiadaczy odpowiednich zbiorów i jednostki ich nieposiadające. W tekście przedstawiono wyniki przeglądu piśmiennictwa poświęconego różnym modelom zarządzania projektami i osiągania wytyczonych celów, w kontekście działalności instytucji kultury. Zaprezentowano też dane zebrane w ramach wywiadów i sondaży mających zbadać szczegółowo oczekiwania członków realizowanych w Chinach projektów integracji (por. babin.bn.org.pl/?p=3921) wobec konkretnych, wytypowanych ról i funkcji (prawnych, finansowych, administracyjnych, technicznych, promocyjnych) na każdym etapie projektu. Przeprowadzono je w 2014 wśród pracowników publicznych instytucji kultury (bibliotek, muzeów i centrów sztuki) podległych chińskiemu ministerstwu kultury (archiwa w tym państwie zarządzane są przez inny organ) – otrzymano 289 przydatnych do dalszej interpretacji odpowiedzi z 13 prowincji, w tym 163 z bibliotek publicznych, 86 – z muzeów, 23 -z muzeów sztuki i 11- z lokalnych ośrodków sztuki.

Z przeprowadzonej analizy wynika m.in., że chińskie instytucje zajmujące się cyfryzacją i integracją swoich zasobów są chętne do współpracy w tym zakresie z partnerami o podobnej randze administracyjnej, potwierdzono też, że sukces podejmowanych inicjatyw zależy w dużej mierze od uwzględnienia oczekiwań każdej instytucji wobec przydzielanych jej ról i ich odpowiedniego określenia i wyznaczenia przez liderów funkcji każdej jednostki już na samym początku projektu. Właściwe role należy wybrać przede wszystkim przy koordynacji współpracy między instytucjami z różnych regionów lub sektorów, a przy realizacji wspólnych projektów między jednostkami z różnych szczebli administracyjnych warto korzystać z pośrednictwa i mediacji odpowiednich agencji zewnętrznych, zwłaszcza przy włączaniu lokalnych, zintegrowanych zasobów cyfrowych do ogólnokrajowych platform.