Babin

Materiały powstałe w formie cyfrowej (ang. born-digital), trafiające w olbrzymiej liczbie do archiwów i zbiorów dziedzinowych, stanowią nowe i złożone wyzwanie dla archiwistów, bibliotekarzy i osób odpowiedzialnych za zarządzanie rekordami, a ponieważ niemal wszystkie współcześnie powstające dokumenty mają wyłącznie postać elektroniczną, instytucje dziedzictwa kulturowego starają się opracować i wdrażać praktyczne zasady przyjmowania, selekcji, opracowania i udostępniania tego typu zasobów. Przy pozyskiwaniu np. wieloterabajtowych dysków twardych z różnego typu zawartością, trudno zdecydować, od czego zacząć sortowanie, identyfikację i wybór treści z urządzenia, a problemy stwarzać może nawet wybór odpowiednich narzędzi cyfrowej archiwizacji. Aby przybliżyć instytucjom ochrony dziedzictwa możliwe i dostępne opcje techniczne oraz ułatwić im formalizację lokalnej polityki archiwizacyjnej i wdrożenie produktywnych procedur, autorzy przeprowadzili sondaż, mający pomóc ustalić, jak biblioteki i archiwa w Stanach Zjednoczonych radzą sobie z zalewem cyfrowych mediów i jakie rekomendacje można zebrać w tym zakresie od doświadczonych cyfrowych bibliotekarzy i archiwistów.

Opracowana przez nich ankieta zawierała 20 pytań i została podzielona na 6 sekcji, dotyczących: typów pozyskiwanych materiałów i zawartości, organizacji pracy (w zakresie identyfikacji, analizy, doboru i opracowania materiałów) oraz wykorzystywanych w tym celu narzędzi, zarządzania treścią, metadanych konserwatorskich (wspierających długotrwałe przechowywanie zasobu), poziomu dostępu i zaleceń. Zaproszenie do udziału w badaniu zamieszczono w połowie maja 2016 r. (i ponownie na początku czerwca 2016) na 4 listach dyskusyjnych Stowarzyszenia Archiwistów Amerykańskich (Society of American Archivist): Metadata and Digital Objects Roundtable, Electronic Records Section, Research Libraries oraz Archives & Archivists, a także na listach Code4Lib, Digital-curation Google group, Digital Library Federation, Diglib i Library Information Technology Association (LITA). Zebrano 62 odpowiedzi, w tym ponad połowę od pracowników bibliotek szkół wyższych (31), po 8 (12.9%) – archiwów i organizacji rządowych; 3 (4.84%) – muzeów, 2 (3.23%) – bibliotek publicznych, po jednej (1.61%) z biblioteki historycznej i specjalnej. Ośmiu respondentów zidentyfikowało swoją instytucję jako należącą do kategorii „inne”.

Uzyskane w badaniu i szczegółowo omówione w tekście wyniki w każdej z 6 kategorii porównano z rezultatami podobnych sondaży, przeprowadzonych m.in. przez OCLC, ARL (Association of Research Libraries) i UNESCO, przedstawiono również kompleksowy przegląd stanu badań w dziedzinie cyfrowej archiwistyki, z odsyłaczami do pomocnych zasobów. Z analizy zebranych danych wynika m.in., że liczba cyfrowych treści gromadzonych przez respondentów stale wzrasta, najczęściej gromadzone typy materiałów to tekst cyfrowy, zdjęcia i obrazy, pliki dźwiękowe i filmy, a najczęściej używane docelowe formaty dokumentów to TIFF, WAV, PDF/A, MPEG-4 i CSV lub TXT. Tylko nieliczne instytucje są w stanie odzyskiwać zawartość z nośników starego typu, niebędących już w użyciu, a najrzadziej gromadzonymi typami treści są e-maile i pliki wykonalne, przy czym dostęp do gromadzonych materiałów zapewniany jest głównie na poziomie egzemplarza i niewiele placówek angażuje się w prace nad emulacją.

W większości badanych instytucji część procedur (głównie procesy analizy i doboru treści) wykonywana jest nadal manualnie, a w tych, które korzystają ze zautomatyzowanych narzędzi wybiera się najczęściej aplikacje o otwartym kodzie źródłowym (najpopularniejsze programy używane w procesie identyfikacji treści to Forensic Toolkit i BitCurator, a przy przetwarzaniu danych – Archivematica, Forensic Toolkit i Adobe Acrobat Pro). Z zebranych informacji wynika również, że w badanych placówkach ustalanie zasad cyfrowej archiwizacji i procedur organizacji pracy jest nadal na etapie rozwoju, a opracowanie najlepszych praktyk gromadzenia i zarządzania wymagać będzie jeszcze dużo pracy. Według autorek, aby w pełni wykorzystać zalecenia zebrane w ramach sondażu, potrzebna jest współpraca całego środowiska i jego zaangażowanie na rzecz stworzenia otwartego zasobu przewodników i wytycznych online, mającego wspierać specjalistów odpowiedzialnych za długotrwałą ochronę cyfrowych zasobów (informacje o projekcie dostępne są tu).